POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, FORENSIC CORP SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1. Autorización del tratamiento de datos

Autorización para clientes beneficiarios

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a FORENSIC CORP SAS, recolectar, almacenar, procesar, usar, circular, suprimir, cotejar, buscar, compartir, actualizar, transmitir y transferir la información personal, para desarrollar los productos del portafolio relacionados con el objeto social, en procura de cumplir con las siguientes finalidades:

(1) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a FORENSIC CORP SAS , (2) adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, de FORENSIC CORP SAS, (3) para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico, (4) para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), (5) solicitar y recibir de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos. (6) Realizar transferencia de datos personales a entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, así como cualquier otra entidad con quienes FORENSIC CORP SAS suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.(7) Realizar transferencia internacional de datos personales sobre convenios administrativos y/o para servicios de computación en la nube. (8) Transmitir información personal a terceras partes que hacen tratamiento de datos a modo de Encargo, aspecto necesario para la ejecución de las operaciones de FORENSIC CORP SAS (9) Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

A su vez autorizo, de manera previa, expresa, e informada a realizar el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, datos biométricos, aspectos socio económicos y situaciones de vulnerabilidad al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, autorizo para tratar los datos personales de los titulares menores de edad, en calidad de Representante Legal o Tutor de ellos, obedeciendo exclusivamente al interés de su Proceso.

Finalidad para funcionarios

La autorización para el tratamiento de datos personales permitirá a FORENSIC CORP SAS a recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades:

Finalidad para contratistas

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de manera previa, expresa e inequívoca para la recolección de los datos personales, así como el tratamiento, almacenamiento y uso de la información para la contratación y para el uso relacionado con todos los aspectos referentes al CONTRATO.

2. Definiciones

3. Datos generales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es FORENSIC CORP SAS , identificado con Nit: 900.681.562-3, con sede principal en la Calle 16 A # 13-97 Oficina 203 en la ciudad de Bogotá.

4. Política del tratamiento y manejo de los datos personales

A través de esta política, FORENSIC CORP SAS, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales FORENSIC CORP SAS, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de FORENSIC CORP SAS, El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

FORENSIC CORP SAS, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. FORENSIC CORP SAS exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

5. Datos personales de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

FORENSIC CORP SAS fomenta la investigación pericial; dando cumplimiento a los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015; en el desarrollo de su objeto social, FORENSIC CORP SAS , recopila los datos de niños, niñas y adolescentes que acceden a nuestros servicios para responder al interés superior de los mismos, solicitando previamente la autorización de tratamiento de datos personales al Representante Legal o Tutor y velando por el manejo adecuado de éstos.

6. Tratamiento datos sensibles

Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

FORENSIC CORP SAS apoyando la equidad de los colombianos, recolecta datos sensibles como el origen racial o étnico y situaciones de vulnerabilidad; de igual manera, se puede recolectar datos biométricos con el fin de validar la información de conocimiento del cliente y/o en el ejercicio de las funciones de seguridad de la Entidad.

7. Transferencia internacional de datos personales

FORENSIC CORP SAS  en cumplimiento de la misión institucional realiza transferencias internacionales de datos personales para cumplir las finalidades del tratamiento de servicios de computación en la nube, dando cumplimiento al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, toma las medidas necesarias para que los terceros que gestionan las operaciones conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente puede ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el servicio requerido.

8. Derechos del titular de los datos personales

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que FORENSIC CORP SAS, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

Para ejercer estos derechos se debe tener en cuenta la siguiente información:

9. Deberes de FORENSIC CORP SAS como responsable del tratamiento de datos personales

FORENSIC CORP SAS  está obligado a cumplir los deberes de la Ley 1581, por ende, de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

Garantizar el efectivo ejercicio del derecho de protección de datos, para lo cual los titulares podrán realizar sus consultas a las siguientes áreas de la empresa:

10. Deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

11. Autorización del titular del dato

FORENSIC CORP SAS, como responsable del tratamiento recolecta los datos del titular de manera directa.

Finalidades del tratamiento.

FORENSIC CORP SAS conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la información para el tratamiento de datos personales (Decreto 1074 de 2015). Estas evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

En los sistemas de información quedan registradas las autorizaciones dadas por los clientes beneficiarios con la fecha y hora de la autorización y la persona que otorgó la autorización, que en el caso del menor de edad corresponde a representante legal o tutor.

Las comunicaciones que correspondan a funcionarios y contratistas se mantendrán en los expedientes.

12. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

FORENSIC CORP SAS pone a disposición y conocimiento del titular del dato su Aviso de Privacidad en las zonas de recepción y Atención al Cliente de todas sus Oficinas. (Ver Anexo No 1. Aviso de Privacidad). Se conserva el modelo del aviso de privacidad que se pone en conocimiento a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven.

13. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, FORENSIC CORP SAS implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

FORENSIC CORP SAS está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios en los diferentes portales del FORENSIC CORP SAS, está asegurada dentro de un CRM (Customer Relationship Management) y a la cual solo tiene acceso el personal autorizado.

En caso de ingresar a uno de los portales web que use contraseña, la cual es conocida únicamente y programada por el titular a la cual solo este último puede acceder y que solo él conoce; el titular es el único responsable del manejo de dicha clave.

FORENSIC CORP SAS no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de titulares se encuentran encriptadas. Para mayor seguridad, FORENSIC CORP SAS recomienda a los titulares el cambio periódico de su contraseña de ingreso. Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el titular asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del titular tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

Así mismo, FORENSIC CORP SAS puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

FORENSIC CORP SAS  ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, FORENSIC CORP SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales Web propiedad del FORENSIC CORP SAS, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen. Para conocer la Política de Seguridad Digital de FORENSIC CORP SAS, consulte en nuestro Portal Web.

14. Almacenamiento de sus datos personales

FORENSIC CORP SAS solicita los datos necesarios para la adquisición de servicios y productos, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible, la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales a través del registro en nuestros portales Web, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo con el servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran protegidos, teniendo en cuenta los principio de confidencialidad, integridad y disponibilidad, accesando a éstas sólo personal autorizado.

15. Registro de las Bases de datos

FORENSIC CORP SAS  en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos ha procedido a registrar las bases de datos en los términos indicados por las normas colombianas, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

FORENSIC CORP SAS  se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la Entidad. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

17. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que FORENSIC CORP SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

18. Vigencia de la Política de tratamiento de datos

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva de FORENSIC CORP SAS.

19. Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular, puede comunicarse a través de los canales de atención y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.

Anexo No. 1. Aviso de Privacidad

En cumplimiento a la Ley 1581 de protección de datos personales, FORENSIC CORP SAS  (NIT: 900.681.562-3) forma que recolecta, almacena, usa, circula y suprime sus datos en el ejercicio de las funciones de seguridad en la entidad y las personas, que visitan las instalaciones de esta entidad. En los sistemas de video vigilancia y control de acceso se captura la imagen del visitante, que es un dato biométrico considerado sensible.

Sus derechos como titular del dato son los previstos en la constitución y la ley, los cuales puede ejercer a través de los canales dispuestos por FORENSIC CORP SAS para la atención al público.

Consulte la política de tratamiento de datos personales de FORENSIC CORP SAS en nuestro portal WEB.

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